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仕事の効率化を促進させるコツ

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1日24時間、これは誰にでも平等に与えられたものです。

その平等の中で、いかに質の高い仕事を多くこなせるかは「効率」にかかってくると言っても過言ではありません。

いわゆる「仕事のできる人」というのは「仕事の効率化」に非常に優れています。

ですので、どうすれば仕事を効率的にこなせるようになるのかご紹介したいと思います。

 

1.明確な目標を数値で設定すること

仕事を進めていくうえで必ずしなくてはいけないのが目標の設定です。

これがなければいくら頑張ったとしてもどの方向に進んでいるのかが分からなくなります。

ですから、必ず目標を設定していただきたいと思います。

特に目標を数値化することが大切だと思います。メリハリをつけるよりも「いつ」まで「どのくらい」やるのかを明確な数値で設定するのが効果的です。

 

2.仕事に取り掛かる前と仕事の終了時にタスクを洗う

仕事に取り掛かる際には、その日のタスクを確認することを、一番初めに行ってください。

その日に取り組むべきことの全体像を把握したうえで、仕事をスタートさせることです。

がむしゃらに仕事をするのではなく、全体を把握し、そのタスクにかける時間や熱量の度合いをコントロールすることができます。

また、仕事の終了時にその日に設定したタスクで完了したものとしていないものを明確にします。そのうえで、翌日のタスクを仕事の終了時に設定します。

こうすることで、頭が整理された状態になり、仕事の処理能力も鈍らなくて済みます。

 

3.早い時間帯から取り掛かる

どうしても、始める時間が遅ければ遅くなるほど、先送りにしがちになります。さらに、先送りにすればするほど動き出すのに腰が重たくなるものです。

「今日だるいし、明日やろうかな~」と思う日も当然あるわけで、その時に先延ばしをしてしまうと無駄に時間が過ぎていきます。

腰は重くても、いざ取り掛かってしまえば、意外とスルスルと事は運んでいくものです。ですから、意識的に「早い時間帯から取り組む」ということをしておけば、ズルズルと時間が過ぎていくことがなくなります。

 

4.タイムスケジュールを明確に立てる

タスクの洗い出しについては既にお話ししましたが、このタスクについてもタイムスケジュールを明確に立てることが重要です。

何時に開始して何時に終了するのか。もちろん必ずしもその通りに進めていけるかとは限りません。むしろ、うまくいかないことのほうが多い可能性は高いです。

ですが、何かしら時間的な目標や目安が無ければ、ここでもダラダラと仕事をやってしまうことになります。

 

5.PDCAサイクルを全てにおいて回していく

Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Action(改善)を繰り返していくものです。Pから初めてAまで行ったら、またPに戻ってグルグルと回していきます。

計画、実行まではやっても、評価、改善というところを疎かにしているケースが多いように感じます。

評価と改善をしっかりと行うことで計画と実行の精度が上がっていきます。これは、その後の仕事の効率化という点ではかなり大事なものになります。

 

6.仕事の優先順位を明確にする

結局何もできていないまま時が過ぎていくケースや色々なものに手を出し過ぎて何一つ終わらせることができなかったというケースは珍しくありません。

そういった方は特に仕事の優先順位を明確にしないといけません。今何から取り掛かるべきかについて、自分自身の判断基準が必要になるのです。

自分のタスク重要度と緊急度の高さで分類し、重要度と緊急度が高いものを第一に取り掛かるタスクとします。

 

7.情報の取捨選択をする

インターネットの情報量は今なお増え続けています。

しかし、いくら世の中が進歩しようと人間が処理できる量には変化がありません。

人間が処理できる情報の量をはるかに超えてインターネット上の情報が増えているのです。ですので、人間処理できる情報の量をはるかに超えてインターネット上の情報が増えているのです。

FacebookTwitter、ネットニュース、メールマガジンなど毎日多くの情報に溢れているというケースも多いのではないでしょうか。

冷静に考えると、それらの情報は自分にとっては意味のないものであるものが非常に多いです。単なる娯楽として消費している情報に関しては、それは適量な量に止めておっくべきです。

生産的な時間をしっかりと確保するためにも、情報の断捨離を行い、まずは「今の自分」に本当に必要な情報にだけ触れることを心がけましょう。

 

8.自分の再起動する時間を作る

パソコンの電源を入れっぱなしにすると動作が重くなってしまいます。その時には再起動をすれば重さも解消されます。私は人間も同じだと思います。

パフォーマンスを高く仕事をしていても、やはり仕事をやり続けてれば徐々にパフォーマンスは落ちていくでしょうし、そのパフォーマンスを回復させるためにも自分を再起動する時間を作るといいです。

仕事を忘れてスポーツをするのもいいですし、温泉につかるのもいいのではないでしょうか。ここの一日はしっかり休むことことでその後のパフォーマンスが劇的に向上するはずです。

 

9.検索力の向上

何かわからないことにぶつかると、当然仕事の手は止まります。質問をしたら、すぐに回答を得られるような人物が身近いればいいのですが、なかなかそんな便利な人はいません。

今は何でもインターネットから情報が得られる時代です。ですから、分からないことがあるとインターネットで検索することが普通です。

ただ、この検索力を身に付けても知りたい情報にすぐにたどり着ける人となかなかたどり着けない人がいます。

知りたい情報にたどり着くためには「検索力」を向上させなけらばなりません。

 

これらが私の思いつく仕事の効率化を促進させるコツです。ですので、なかなか仕事を効率的にこなせないという方は参考にしてみてください。